Bydd y ddogfen hon yn esbonio sut mae Meddygfa Fairfield yn defnyddio’ch data personol ac yn egluro eich hawliau o dan ddeddfwriaeth diogelu data.

Pa wybodaeth rydyn ni’n ei chasglu amdanoch chi a sut rydyn ni’n ei defnyddio

Gwybodaeth sy’n ymwneud â’ch cyflogaeth

Rydym yn defnyddio’r wybodaeth a gesglir i gyflawni ein gweithgareddau a’n rhwymedigaethau fel cyflogwr ac i gyflawni’r contract sydd gennym gyda chi. Mae hyn yn cynnwys rhoi mynediad i chi at wasanaethau sy’n ofynnol ar gyfer eich rôl a rheoli ein prosesau adnoddau dynol, mae’r wybodaeth y gallwn ei defnyddio yn cynnwys:

• Manylion cyswllt personol fel eich enw, cyfeiriad, rhifau ffôn cyswllt (llinell dir a symudol) a chyfeiriadau e-bost personol.
• Eich dyddiad geni, rhyw, a rhif Yswiriant Gwladol.
• Copi o’ch pasbort neu adnabod ffotograffig tebyg a/neu ddogfennau prawf cyfeiriad (a ddefnyddir i ddangos tystiolaeth o’ch hunaniaeth yn unig, ni chaiff y rhain eu storio).
• Statws priodasol.
• Hanes cyflogaeth ac addysg gan gynnwys eich cymwysterau, cais am swydd, geirda cyflogaeth, gwybodaeth hawl i weithio (o dan adran 8 o Ddeddf Lloches a Mewnfudo 1996)
• Lleoliad cyflogaeth.
• Manylion eich presenoldeb yn y gwaith a chyfnodau o absenoldeb a gymerwyd (gan gynnwys unrhyw resymau dros absenoldeb e.e. salwch, mamolaeth, tadolaeth)
• Manylion unrhyw gyflogaeth eilaidd ac unrhyw ddatganiadau gwleidyddol, gwrthdaro buddiannau neu roddion.
• Gwiriadau sylfaenol a manylion clirio diogelwch uwch (DBS, NMC, GMC ac ati) yn ôl eich swydd
• unrhyw euogfarnau troseddol yr ydych yn eu datgan i ni.
• Eich ymatebion i arolygon staff os nad yw’r data hwn yn ddienw.

Gwybodaeth sy’n gysylltiedig â’ch cyflog a’ch pensiwn

Rydym yn prosesu’r wybodaeth hon ar gyfer talu eich cyflog, pensiwn a budd-daliadau eraill sy’n gysylltiedig â chyflogaeth. Rydym hefyd yn ei phrosesu ar gyfer gweinyddu hawliau absenoldeb statudol a chytundebol fel gwyliau neu absenoldeb mamolaeth, mae’r wybodaeth y gallwn ei defnyddio yn cynnwys:

• Gwybodaeth am eich swydd a’ch contract cyflogaeth gan gynnwys; Eich dyddiadau dechrau ac absenoldeb, cyflog (gan gynnwys band gradd a chyflog), unrhyw newidiadau i’ch contract cyflogaeth, patrymau gwaith (gan gynnwys unrhyw geisiadau am weithio’n hyblyg).
• Manylion eich amser a dreulir yn gweithio ac unrhyw oramser, treuliau neu daliadau eraill a hawliwyd.
• Manylion unrhyw absenoldeb gan gynnwys absenoldeb salwch, absenoldeb annua, gwyliau arbennig.
• Manylion pensiwn gan gynnwys aelodaeth o gynlluniau pensiwn y wladwriaeth a galwedigaethol (presennol a blaenorol).
• Manylion eich cyfrif banc, cofnodion cyflogres a gwybodaeth statws treth.
• Manylion yn ymwneud â mamolaeth, tadolaeth, absenoldeb a thâl rhiant a rennir a mabwysiadu. Mae hyn yn cynnwys ffurflenni sy’n gwneud cais am yr absenoldeb perthnasol, copïau o ffurflenni MATB1/tystysgrifau paru ac unrhyw ddogfennau perthnasol eraill sy’n ymwneud â natur yr absenoldeb y byddwch yn ei gymryd.

Gwybodaeth am eich perfformiad a’ch hyfforddiant

Rydym yn defnyddio’r wybodaeth hon i asesu eich perfformiad, i gynnal adolygiadau talu a graddio ac i ddelio ag unrhyw anghydfodau sy’n gysylltiedig â chyflogwr/gweithwyr. Rydym hefyd yn ei ddefnyddio i ddiwallu’r anghenion hyfforddi a datblygu sydd eu hangen ar gyfer eich rôl.

• Gwybodaeth yn ymwneud â’ch perfformiad yn y gwaith e.e. adolygiadau prawf, adolygiadau datblygu perfformiad (PDRs) a hyrwyddiadau.
• Mae achwyniad ac urddas yn y gwaith yn faterion ac ymchwiliadau y gallech fod yn barti neu’n dyst iddynt.
• Cofnodion a dogfennaeth ddisgyblu sy’n ymwneud ag unrhyw ymchwiliadau, gwrandawiadau a rhybuddion/cosbau a gyhoeddwyd.
• Pryderon chwythu’r chwiban a godwyd gennych chi, neu y gallech fod yn barti neu’n dyst iddynt.
• Gwybodaeth sy’n ymwneud â’ch hanes hyfforddi a’ch anghenion datblygu.

Gwybodaeth am fonitro

Rydym yn defnyddio’r wybodaeth hon i asesu eich cydymffurfiaeth â pholisïau a gweithdrefnau corfforaethol ac i sicrhau diogelwch ein safleoedd, systemau TG a gweithwyr.

• Gwybodaeth am eich mynediad at ddata a gedwir gennym at ddibenion gorfodi troseddol os ydych yn ymwneud â’r gwaith hwn.
• Gwybodaeth sy’n deillio o fonitro safonau defnydd derbyniol TG.
• Lluniau a delweddau CCTV

Rydym yn defnyddio’r wybodaeth ganlynol i gydymffurfio â’n rhwymedigaethau cyfreithiol ac ar gyfer monitro cyfle cyfartal. Rydym hefyd yn ei ddefnyddio i sicrhau iechyd, diogelwch a lles ein staff.

• Gwybodaeth iechyd a lles naill ai wedi’i datgan gennych chi neu a gafwyd o wiriadau iechyd, archwiliadau llygaid, atgyfeiriadau ac adroddiadau iechyd galwedigaethol, ffurflenni absenoldeb salwch, holiaduron rheoli iechyd neu nodiadau ffitrwydd h.y., Datganiad o Addasrwydd i Weithio gan eich meddyg teulu neu’r ysbyty.
• Cofnodion damweiniau – os ydych chi’n cael damwain yn y gwaith.
• Manylion unrhyw asesiadau desg, anghenion mynediad neu addasiadau rhesymol.
• Gwybodaeth yr ydych wedi’i darparu ynghylch Nodweddion Gwarchodedig fel y’i diffinnir gan y Ddeddf Cydraddoldeb. Mae hyn yn cynnwys tarddiad hiliol neu ethnig, credoau crefyddol, statws anabledd, ac adnabod rhywedd a gellir ei ymestyn i gynnwys nodweddion gwarchodedig eraill.

Rydym wedi ymrwymo i barchu disgwyliadau rhesymol defnyddwyr unigol o breifatrwydd ynghylch defnyddio ein systemau TG (technoleg gwybodaeth) a’n cyfarpar. Fodd bynnag, rydym yn cadw’r hawl i fewngofnodi a monitro defnydd o’r fath yn unol â’n Polisi Defnydd Derbyniol.

Bydd unrhyw waith monitro wedi’i dargedu o staff yn digwydd o fewn cyd-destun ein gweithdrefnau disgyblu.

Sut mae eich data personol yn cael ei gasglu?

Bydd gwybodaeth bersonol amdanoch yn cael ei chasglu’n uniongyrchol gennych chi yn ystod eich recriwtio a’ch cyflogaeth. Gellir casglu gwybodaeth bersonol hefyd mewn rhai amgylchiadau drwy wiriadau cenedlaethol fel DBS, cofrestru NMC neu gofrestru GMC. Yn ogystal, gall eich gwybodaeth gael ei chasglu gan systemau CCTV yn y Practis pan fydd eich delwedd yn cael ei dal yn mynd i mewn ac allan o safle’r practis.

Partneriaid efallai y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth gyda nhw

Byddwn yn datgelu gwybodaeth amdanoch chi, lle bo rhwymedigaeth gyfreithiol i wneud hynny – gall rhywfaint o hyn fod yn arferol (e.e.: HMRC), rhai fesul achos (e.e.: gwarant). Ond bydd pob cais arall yn cael ei drin fesul achos yn unol â chyfraith diogelu data. Dim ond gyda’r asiantaethau a’r cyrff hynny y rhennir Gwybodaeth Bersonol sydd ag “angen gwybod”.

Lle bo’n bosibl, byddwn bob amser yn ceisio anhysbysu/ffugio eich gwybodaeth bersonol i ddiogelu cyfrinachedd, oni bai bod sail gyfreithiol sy’n caniatáu i ni ei defnyddio a dim ond defnyddio/rhannu’r wybodaeth leiaf sy’n angenrheidiol y byddwn yn ei defnyddio. Fodd bynnag, mae adegau lle mae’n ofynnol yn ôl y gyfraith i’r practis rannu gwybodaeth a ddarperir i ni gyda chyrff eraill h.y. cyrff sy’n gyfrifol am archwilio neu weinyddu arian cyhoeddus er mwyn atal a chanfod twyll.

I unrhyw gais i drosglwyddo eich data yn rhyngwladol y tu allan i’r DU/UE, os na fyddwn yn derbyn cais, byddai’n cael ei drin yn unol â’r gyfraith diogelu data a chyngor cyfredol gan Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO).

Mae nifer o amgylchiadau lle mae’n RHAID i ni rannu gwybodaeth amdanoch chi er mwyn cydymffurfio neu reoli gyda:

• Prosesau disgyblu/ymchwilio
  • Cyrff proffesiynol
    • Cyngor Nyrsio a Bydwreigiaeth (NMC)
    • General Medical Council (GMC)
• Gofynion deddfwriaethol a/neu statudol.
• Gorchymyn llys a allai fod wedi cael ei osod arnom ni.
• Cais am wybodaeth gan yr heddlu neu gais am gymorth gan y Practis i’r Heddlu a/neu asiantaethau gorfodi’r gyfraith eraill ar gyfer atal a chanfod trosedd a/neu dwyll os yw’r drosedd o natur ddifrifol
• Mae yna nifer o amgylchiadau lle gallwn rannu gwybodaeth amdanoch chi i gydymffurfio neu reoli gyda rhai trydydd parti:
• Asiantaethau’r Llywodraeth – Adran Gwaith a Phensiynau ac asiantaethau sy’n gweithio ar ran y Llywodraeth h.y., Capita, gofynion Archwilio Amgylcheddol, Cyngor (gofynion lleol)
• Archwilwyr allanol
• HMRC at ddibenion casglu treth a chyfraniadau yswiriant gwladol
  • Buddion
  • Ymchwiliadau
  • Elwa mewn cyfraniadau caredig
  • Cyfrifiadau P60

Ein sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich data personol

Mae angen i ni wybod eich data personol, sensitif a chyfrinachol at y dibenion neu’ch cyflogaeth. Yn gyffredinol, o dan GDPR y DU, byddwn yn dibynnu ar un o’r seiliau cyfreithiol canlynol:

Erthygl 6(1)(b) sy’n ymwneud â’r prosesu sy’n angenrheidiol ar gyfer cyflawni ein contract gyda chi

Erthygl 6(1)(c) fel y gallwn gydymffurfio â’n rhwymedigaethau cyfreithiol fel eich cyflogwr

Pan fyddwn yn prosesu data categori arbennig, byddwn yn dibynnu ar un o’r amodau canlynol ar gyfer prosesu:

Erthygl 9(2)(b) sy’n ymwneud â chyflawni ein rhwymedigaethau ac arfer ein hawliau mewn cyflogaeth a diogelu eich hawliau sylfaenol

Erthygl 9(2)(h) at ddibenion meddygaeth ataliol neu alwedigaethol ac asesu eich gallu i weithio fel gweithiwr cyflogedig

Pan fyddwn yn prosesu gwybodaeth am euogfarnau troseddol a throseddau staff, y sail gyfreithiol rydym yn dibynnu arni i brosesu’r data hwn yw:

· Erthygl 10 GDPR y DU – Prosesu data personol sy’n ymwneud ag euogfarnau a throseddau troseddol.

· Adran 10(5) yn Neddf Diogelu Data 2018, dim ond os yw’n bodloni Rhan 1,2,3 o Atodlen 1.

Storio/cadw eich gwybodaeth bersonol / storio eich gwybodaeth bersonol

Cedwir eich gwybodaeth bersonol mewn ffurflenni papur ac electronig am gyfnodau penodol o amser fel y nodir yn amserlen cadw’r Practis (gofynnwch i’r Rheolwr Practis os oes angen copi o hyn arnoch).

Sut i gysylltu â ni

Cysylltwch â rheolwr y practis os oes gennych unrhyw gwestiynau am ein hysbysiad preifatrwydd neu’r wybodaeth sydd gennym amdanoch trwy’r dulliau isod:

Ceisiadau am gyfeiriadau cyfrinachol

Os byddwch yn gadael, neu’n ystyried gadael, efallai y bydd eich cyflogwr newydd neu ddarpar gyflogwyr yn gofyn i ni roi geirda. Mae cyfeiriadau cyfrinachol yn cael eu cynnwys gan eithriad rhag datgelu o dan gyfraith diogelu data. Felly, er y gall y practis ddewis datgelu, ni all gwrthrych y data ddefnyddio GDPR y DU i ofyn am gwblhau’r rhain.

Cyfeiriadau cyfrinachol – Mae eithriad o GDPR y DU yn gymwys os ydych yn rhoi neu’n derbyn geirda cyfrinachol at ddibenion darpar neu wirioneddol:

• addysg, hyfforddiant neu gyflogaeth unigolyn;
• lleoli unigolyn fel gwirfoddolwr;
• penodi unigolyn i’r swydd; neu
• darpariaeth gan unigolyn o unrhyw wasanaeth.

Mae’n eich eithrio rhag darpariaethau GDPR y DU ar:

• yr hawl i gael gwybod;
• yr hawl i gael mynediad; a
• yr holl egwyddorion, ond dim ond i’r graddau y maent yn ymwneud â’r hawl i gael eu hysbysu a’r hawl i gael mynediad.

Manylion cyswllt ein Swyddog Diogelu Data

Mae’n ofynnol i’r Practis benodi Swyddog Diogelu Data (DPO). Mae hon yn rôl hanfodol wrth hwyluso atebolrwydd ymarfer a chydymffurfio â Chyfraith Diogelu Data’r DU.

Ein Swyddog Diogelu Data yw:

Iechyd a Gofal Digidol Cymru (DHCW)
Llywodraethu Gwybodaeth, Gwasanaeth Cefnogi Swyddogion Diogelu Data
5ed Llawr, Tŷ Glan-yr-Afon
21 Heol y Bont-faen Dwyrain
Caerdydd
CF11 9AD
E-bost: DHCWGMPDPO@wales.nhs.uk

Eich hawliau

Mae Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol y Deyrnas Unedig (GDPR) yn cynnwys nifer o hawliau. Yn gyffredinol, mae’n rhaid i ni ymateb i geisiadau mewn perthynas â’ch hawliau o fewn mis, er bod rhai eithriadau i hyn.

Mae argaeledd rhai o’r hawliau hyn yn dibynnu ar y sail gyfreithiol sy’n berthnasol mewn perthynas â phrosesu eich data personol, mae rhai amgylchiadau lle na fyddwn yn cynnal cais i arfer hawl.

Disgrifir eich hawliau a sut maent yn berthnasol isod:

Yr hawl i gael gwybod

Mae eich hawl i gael eich hysbysu yn cael ei fodloni drwy ddarparu’r hysbysiad preifatrwydd hwn, a gwybodaeth debyg pan fyddwn yn cyfathrebu â chi’n uniongyrchol.

Hawl mynediad

Mae gennych hawl i gael copi o’r data personol sydd gennym amdanoch chi a gwybodaeth arall a nodir yn GDPR y DU, er bod rhai eithriadau i’r hyn y mae’n ofynnol i ni ei ddatgelu.

Yr hawl i gywiro

Mae gennych hawl i ofyn i ni gywiro unrhyw ddata ffeithiol anghywir sydd gennym amdanoch chi.

Yr hawl i ddileu (hawl i gael eich anghofio)

Mae gennych hawl i ofyn i ni ddileu data personol amdanoch chi sydd gennym. Nid yw hyn yn hawl absoliwt, ac yn dibynnu ar y sail gyfreithiol sy’n berthnasol, efallai y bydd gennym seiliau cyfreithlon tra phwysig i barhau i brosesu’r data.

Yr hawl i gyfyngu ar brosesu

Mae gennych hawl i ofyn i ni gyfyngu ar brosesu’r data personol sydd gennym. Gallwch ofyn i ni wneud hyn, er enghraifft, pan fyddwch yn dadlau cywirdeb y data.

Yr hawl i gludadwyedd data

Mae’r hawl yn berthnasol DIM ond pan fydd y data’n cael ei gadw ar ffurf electronig AC fe’i darparwyd yn uniongyrchol i’r rheolwr data gan wrthrych y data.

Yr hawl i wrthwynebu

Mae gennych hawl i wrthwynebu prosesu data personol amdanoch ar unrhyw adeg. Nid yw’r hawl yn absoliwt, ac efallai y byddwn yn parhau i ddefnyddio’r data os gallwn ddangos seiliau cyfreithlon cymhellol.

Hawliau mewn perthynas â gwneud penderfyniadau unigol awtomataidd gan gynnwys proffilio

Er mwyn cydymffurfio â GDPR y DU, bydd gennym sail gyfreithlon i wneud penderfyniadau proffilio a/neu awtomataidd a dogfennu hyn yn ein polisi diogelu data. Rydym yn esbonio sut y gallwch gael mynediad at fanylion y wybodaeth a ddefnyddiwyd gennym i greu eich proffil. Rydym yn eich cynghori pwy roddodd eich data personol i ni a sut y gallwch wrthwynebu proffilio, gan gynnwys proffilio at ddibenion marchnata. Mae gennym weithdrefnau i chi gael mynediad at y data personol a fewnbynnir i’r proffiliau fel y gellir eu hadolygu a’u golygu ar gyfer materion cywirdeb. Rydym ond yn casglu’r isafswm o ddata sydd ei angen ac mae gennym bolisi cadw clir ar gyfer y proffiliau rydyn ni’n eu creu.

Yr hawl i gwyno i’r Comisiynydd Gwybodaeth

Mae gennych hawl i gwyno i’r Comisiynydd Gwybodaeth os nad ydych yn hapus ag unrhyw agwedd ar brosesu eich data personol neu os ydych yn credu nad ydym yn cyflawni ein cyfrifoldebau fel rheolydd data. Dyma’r manylion cyswllt ar gyfer y Comisiynydd Gwybodaeth:

Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth
Tŷ Wycliffe
Water Lane,
Wilmslow SK9 5AF

Gwefan www. ico.org.uk

Ffôn: 0303 123 1113

E-bost: wales@ico.org.uk